Как создать рассылку?

Как создать рассылку

Раздел Рассылки позволяет отправить сообщение сразу нескольким клиентам и заодно выполнить над их чатами массовые операции, например проставить теги или перевести чаты на оператора. Если рассылка не нужна и требуются только действия над чатами, используйте раздел Массовые операции.

Что нужно знать заранее:

Рассылка отправляется только тем клиентам, с которыми уже есть чат. Новых клиентов можно добавить в разделе Импорт контактов.
Сообщения отправляются последовательно, друг за другом. Рассылка на 41 000 сообщений займёт около 4 часов: в среднем на одно сообщение уходит 0,3–0,4 секунды.

Рассылка настраивается в три этапа: Выборка → Массовые операции → Редактор сообщения. Этап с массовыми операциями можно пропустить, остальные — нет. На любой этап можно вернуться, введённые данные сохранятся.

Шаг 1. Соберите выборку клиентов

1. Перейдите в раздел Рассылки и масс. операции > Рассылки. Откроется первый этап Создать выборку.

2. Включите нужные фильтры переключателями и задайте их параметры. Фильтр разворачивается нажатием на строку, включить можно любое количество фильтров одновременно. Если не включить ни одного, в выборку попадут все доступные клиенты.

Доступные фильтры:

Канал (аккаунт) — в каких каналах пройдёт рассылка.
Мессенджер клиента — в каких мессенджерах пройдёт рассылка.
Теги — задаются два условия. Обязательные теги: рассылку получат только те, у кого есть все указанные теги. Исключить теги: рассылку не получат те, у кого есть хотя бы один из указанных тегов.
Дата первого сообщения от клиента — период, в который был начат чат с клиентом.
Ограничить количество получателей — не более указанного числа. Оставьте поле пустым, чтобы не ограничивать.
Текст в полях карточки клиента, в имени, телефоне (ID) или в комментарии — выберите поле карточки и укажите текст, который должен в нём быть. Поиск по частичному совпадению, регистр не важен.
Оператор чата — текущий оператор чата.
Статус чата — по умолчанию Все статусы. Можно выбрать Открытые (чаты из раздела Новые), Непрочитанные или Просроченные (чаты из раздела Новые, у которых истекло время уведомления о долгом ответе). Отдельно настраивается Не рассылать в активные чаты.

3. Нажмите Посчитать выборку в блоке Результат настройки справа, чтобы проверить, сколько чатов отобралось.

4. Нажмите Далее.

Результат настройки

Блок Результат настройки доступен на любом этапе и работает, даже если не включён ни один фильтр. Он показывает количество отобранных чатов, кнопка обновления пересчитывает выборку после изменения фильтров, кнопка скачивания выгружает список клиентов в файл XLSX: имя, телефон, название канала и мессенджер.

Шаг 2. Добавьте массовые операции

Массовые операции выполняются вместе с рассылкой. Доступны четыре:

Присвоить или удалить теги,
Пометить чаты прочитанными,
Перевести на оператора,
Закрыть чаты.

1. Включите переключателями нужные операции и задайте их параметры.

2. Нажмите Далее. Если ни одна операция не выбрана, вместо этой кнопки будет Пропустить. Нажмите её, чтобы перейти к сообщению.

Подробнее о каждой операции в статье Массовые операции.

Шаг 3. Напишите сообщение и запустите рассылку

1. Введите текст сообщения. Поле работает так же, как поле ввода в разделе Чаты: доступно форматирование текста и подстановка переменной %client — она подставит имя клиента, если оно известно. Другие переменные тоже работают.

2. При необходимости прикрепите вложения. Форматы и количество те же, что в разделе Чаты: прежнее ограничение на одно вложение в формате изображения или PDF больше не действует.

3. Нажмите Отправить.

Не отправляйте одинаковый текст более чем 30 клиентам в WhatsApp за один раз, иначе WhatsApp может заблокировать номер. Для защиты система сама добавляет к сообщению два случайных символа, чтобы сделать его уникальным.

4. Введите код в окне Подтвердите запуск рассылки и нажмите Подтвердить. Это тот же код, что вы используете для входа в Chat2Desk: он придёт на почту или в приложение-аутентификатор. Если код неверный или вы нажали Отмена, рассылка не запустится.

После подтверждения откроется раздел Журнал и отчёты по рассылкам. Там видно, как идёт отправка, и оттуда же рассылку можно отменить.

Если диалогов не хватает

Перед запуском система проверяет, хватает ли доступных диалогов на выбранную выборку. Если хватает, рассылка сразу переходит к подтверждению кодом.

Если не хватает, появится окно Недостаточно диалогов с количеством нужных и доступных диалогов. Дополнительные пакеты докупаются автоматически, если на лицевом счёте достаточно средств. Нажмите Продолжить, чтобы запустить рассылку, или Не запускать рассылку, чтобы вернуться к настройкам. Если средств на счёте не хватает, обратитесь в поддержку.

Если диалоги закончились уже во время рассылки, в разделе Журнал и отчёты по рассылкам будет видно, в скольких чатах сообщения не доставлены. Оттуда же можно скачать список этих чатов или отправить сообщения повторно.

Как запланировать отправку рассылки

Рассылку можно подготовить заранее и назначить дату и время отправки. В выбранное время Chat2Desk автоматически запустит ее без участия сотрудника.

Планирование отправки

1. Настройте выборку, массовые операции и сообщение по шагам выше. На этапе Редактор нажмите Запланировать отправку.

2. В окне Запланировать рассылку выберите дату и укажите время отправки. Нельзя выбрать дату и время раньше текущего момента.

3. Нажмите Запланировать отправку.

4. Если появится предупреждение о нехватке доступных диалогов, нажмите Продолжить, чтобы перейти к подтверждению. Чтобы остановить планирование, выберите Не запускать рассылку.

После подтверждения откроется раздел Журнал и отчеты по рассылкам. В нем появится запись с пометкой Запланировано на и выбранными датой и временем.

Если закрыть окно выбора даты или отменить подтверждение, рассылка не будет запланирована. Неверный код также не завершает планирование.

Время отправки задается по часовому поясу оператора. В журнале каждый сотрудник видит дату и время по своему часовому поясу. Например, рассылку, запланированную на 10:00 по Москве, сотрудник в Екатеринбурге увидит с временем 12:00. Это один и тот же момент отправки.

Управление запланированной рассылкой

До запуска рассылки можно перенести отправку, отправить сообщения сразу или отменить рассылку. Откройте Рассылки и массовые операции > Журнал и отчеты по рассылкам, найдите нужную запись и откройте ее меню действий.

Изменение даты и времени. Выберите действие для изменения времени отправки и укажите новые дату и время. Chat2Desk обновит существующую запись в журнале. Если закрыть окно без изменений или нажать Отмена, прежнее расписание сохранится.

Отправка сразу. Выберите Отправить сейчас и подтвердите действие кодом из приложения-аутентификатора или на почте. Chat2Desk запустит рассылку сразу. Если ввести неверный код или отменить подтверждение, рассылка останется запланированной на прежние дату и время.

Отмена. Выберите Отменить рассылку и подтвердите действие. В назначенное время рассылка не запустится.