Топ-10 полезных функций Chat2Desk

Если вы полагаете, что функционал чат-центра ограничивается получением сообщений из мессенджеров и ответами на них, вы упускаете множество возможностей. Рассказываем, на какие функции Chat2Desk непременно стоит обратить внимание и почему.

Автоматизация

1. Бот-автоответчик

Что это: программа, которая распознает ключевые слова в сообщении клиента и действует в соответствии с темой обращения.

Зачем нужен: для автоматизации и оптимизации работы операторов.

Как использовать

Бот-автоответчик анализирует входящие сообщения и выявляет в них ключевые слова, которые вы определили заранее. После этого он отвечает заготовленным текстом, фотографией, картинкой или PDF-файлом. Преимущество бота-автоответчика в том, что клиент может общаться с ним на человеческом языке – нет необходимости отправлять команды.

Бот-автоответчик способен обрабатывать запросы следующего характера:

• Сколько стоят ваши услуги?
• Во сколько вы открываетесь?
• Где найти прайс-лист?
• Сколько стоит ТО на Форд Фокус?

Как настроить: в разделе Настройки > Бот-автоответчик

2. Меню самообслуживания

Что это: набор команд, работающий по аналогии с IVR в телефонии.

Зачем нужно: снижает нагрузку на сотрудников и сортирует входящие обращения по операторам в зависимости от темы.

Как использовать

Меню самообслуживания обрабатывает до четверти запросов в компанию. Выберите наиболее частые вопросы, подготовьте на них подробные ответы – и части клиентов не понадобится общаться с оператором.

В тех случаях, когда специфика бизнеса не позволяет реализовать такой сценарий, меню самообслуживания все равно поможет оптимизировать работу. Предложите клиенту выбрать тему обращения или интересующий товар/бренд, и программа автоматически перенаправит пользователя к нужному специалисту.

Как настроить: В разделе Настройки > Меню самообслуживания

3. Скрипты

Что это: сценарии на языке Python, которые кастомизируют работу сервиса.

Зачем нужны: для использования «продвинутых» сценариев и функций.

Как использовать

Скрипты углубляют функционал сервиса и позволяют реализовать практически любые сценарии работы. Например, вы можете:

• автоматически отправлять клиенту WhatsApp-визитку;
• ограничить количество рабочих чатов для каждого оператора;
• узнать у клиента, когда с ним можно связаться, если он обратился в нерабочее время;
• запретить клиентам отправлять номера банковских карт и фильтровать нецензурную лексику;
• принудительно назначать чаты на операторов, если клиент долго выбирает нужный пункт меню;
• переводить просроченные чаты на супервайзера.

Создать сценарий могут ваши разработчики, или вы можете обратиться за помощью к нам.

Как настроить: В разделе Настройки > Скрипты

Оптимизация работы операторов

4. Наборы фильтров

Что это: готовые наборы фильтров для поиска.

Зачем нужны: для быстрого поиска нужных чатов.

Как использовать

Создавайте наборы фильтров, которые вызываются одним нажатием. Например:

• просроченные чаты по одному оператору или по группе;
• чаты в определенном мессенджере;
• чаты с пользователями из конкретной страны;
• чаты с определенными тегами;
• чаты с VIP клиентами.

После сохранения набор можно вызвать нажатием соответствующей строки в наборе «Мои чаты».

Как настроить: в окне чатов нажмите на иконку с фильтрами, установите нужные и сохраните набор.

5. Макросы

Что это: быстрые команды.

Зачем нужны: для автоматического выполнения регулярных действий.

Как использовать

Макросы позволяют в один клик выполнить одно или несколько действий в чатах. Например:

• присвоить клиенту или обращению заданный тег;
• оставить в чате комментарий и заполнить другие поля карточки клиента заданными значениями;
• забрать диалог себе, вернуть его предыдущему оператору или перевести на другого сотрудника;
• вызвать Python-скрипт для передачи данных в CRM-систему и другие внешние сервисы;
• отправить POST-запрос во внешнюю систему;
• ответить клиенту заранее заготовленным шаблоном;
• закрыть чат, пометить диалог прочитанным и совершить другие действия.

Как настроить

Макросы настраиваются в соответствующем разделе в меню настроек.

Запустить их можно двумя способами: нажать на звездочку в окне чата или создать быструю комбинацию клавиш. 

6. Комментарии в чате

Что это: сообщения сотрудников друг другу.

Зачем нужны: для общения операторов между собой.

Как использовать

Внутренние комментарии незаменимы, когда у операторов возникают друг к другу вопросы, нужно оставить пометку в чате или передать важную информацию. Они сохраняются в чате, но клиент их не видит. Комментарий можно оставить как текстом, так и голосом.

Как отправить: нажмите кнопку внутреннего комментария в окне чата.

7. Быстрый поиск шаблона

Что это: ускоритель работы оператора.

Зачем нужен: для уменьшения времени ответа.

Как использовать

Операторы могут вызывать необходимый шаблон быстрой командой. Функция будет полезна, когда вы активно используете шаблоны, а поиск по списку занимает много времени. После того, как вы набрали команду, система предложит только подходящие шаблоны, и оператор выберет нужный кликом мышки или стрелками и клавишей Ввод.

Как настроить: вы можете выбрать два способа вызвать шаблон.

1. Шаблон будет отображаться, если набрать окне чата наберите дефис (-) и первые символы строки шаблона.
2. Шаблон будет отображаться, если набрать первые символы строки шаблона, без дефиса. 

Контакты с клиентами

8. Массовые операции

Что это: действия, которые вы можете производить одновременно с несколькими чатами.

Зачем нужны: для удобного управления клиентской базой.

Как использовать

Доступны следующие действия:

• присвоить и удалить теги группам клиентов;
• перевести несколько чатов на другого оператора;
• пометить несколько чатов прочитанными или закрыть их.

Как настроить: В разделе Рассылки и массовые операции

9. Визитка в WhatsApp и Viber

Что это: автоматическое сообщение с информацией о компании.

Зачем нужна: для установления долгосрочного контакта с клиентом.

Как использовать

После того, как клиент вам позвонил, отправьте ему сообщение в мессенджер с благодарностью за звонок и предложением общаться в чате. Во-первых, клиенту не нужно будет заново искать номер телефона, чтобы снова позвонить – диалог сохранится в мессенджере, и его легко будет найти. Во вторых, таким образом вы частично разгрузите call-центр.

А если ваша IP-телефония позволяет, то в чате будут отображаться даже служебные пометки о начале и завершении звонка.

Подробнее о том, как работает визитка в мессенджерах, мы рассказываем в этой статье.

Как настроить: обратитесь в техподдержку Chat2Desk через виджет в углу экрана.

10. Черный список

Что это: список номеров и аккаунтов, которые не могут отправлять вам сообщения.

Зачем нужен: блокирует нежелательных клиентов.

Как использовать

Вы можете заблокировать нежелательного или неадекватного клиента, а также пользователей, которые рассылают спам. Блокировка может быть временной или вечной – в период ее действия сообщения с заблокированного номера не будут поступать операторам. Разблокировать клиента может администратор.

Как настроить: заблокировать клиента можно напрямую из карточки или через раздел Настройки > Черный список