Как автоматизировать HR-процессы при помощи мессенджеров

В ближайшие 5 лет современные технологии упростят процесс подбора персонала. Об этом заявили 81% опрошенных в исследовании Kelly Services в 2015 году. Прогноз оказался верным. Однако в 2023 году часть компаний работает по старинке: обзванивают кандидатов и предлагают им бумажные анкеты. Chat2Desk провели свое исследование, чтобы понять, как автоматизация поможет HR-отделу в ближайшие годы.

Содержание

• С какими трудностями сталкивается HR-отдел?
• Как автоматизировать процессы в HR-отделе
• Для каких еще задач нужна автоматизация?
• Интеграция с HeadHunter
• Подведем итоги

С какими трудностями сталкивается HR-отдел?

Как выглядит обычный рабочий день HR-отдела? Составление плана на день, обсуждение кандидатов с внутренними заказчиками, активный прозвон, назначение интервью соискателей и руководителей, сбор аналитики. И это еще без учета собеседований, тренингов, опросов, адаптации и обучения новых сотрудников. Достаточно плотный график, не правда ли? 

Задача любого HR-специалиста — найти нужного кандидата, снизить текучесть кадров, сохранив бюджет. Для этого необходимо продумать воронку найма. Неправильно составленный сценарий снижает конверсию, увеличивает время и затраты на поиск нужного кандидата. Но при массовом подборе персонала в компаниях на 500 и больше человек, каждый день менеджера проходит в собеседованиях и ответах на вопросы новых сотрудников.  

Мы предлагаем заменить привычные обзвоны кандидатов на общение в мессенджерах. А бот-автоответчик, сценарии в конструкторе чат-ботов, скрипты и CRM-системы помогут автоматизировать работу не только в процессе найма, но и на этапе адаптации и обучении. Этим HR-отдел освобождает время на более важные задачи, например, личные собеседования с соискателями или урегулирование отношений внутри компании. Как это сделать, мы поэтапно разберем ниже.

Еще одно преимущество — тренд на персонализацию. Автоматизация сделает начало взаимодействия с соискателем, а потом и дальнейшую работу с сотрудником более персонализированной, эффективной и быстрой, вместе с тем продемонстрирует внимание компании на каждом этапе пути.

Как автоматизировать процессы в HR-отделе

Для начала определимся, какие области деятельности HR-специалистов можно автоматизировать. Мы выделили семь основных направлений: 

1. Сбор откликов на вакансию

Как правило, кандидаты ищут вакансии и информацию о компании на рекрутинговых платформах — хорошо известных HH.ru, Rabota.ru, LinkedIn. После этого открывается внутренний мессенджер, в котором проходит общение.

Как можно автоматизировать этот этап:

1. Разместите на нужной платформе вакансию, добавьте номер и предложите написать в чат.
2. Начав диалог, пользователь попадет в чат с ботом, который ответит на первые вопросы или переведет разговор на HR-специалиста.
3. Данные о клиенте автоматически подтянутся из чата в CRM-систему. В нашей ситуации кандидат — это сделка, которая будет проходить этапы воронки найма.

2. Подбор персонала

Автоматизация еще не дошла до того уровня, когда чат-боты самостоятельно подбирают нужных кандидатов на собеседования. Тем не менее даже на этом этапе менеджер может переложить часть работы на автоматизацию. 

HR-специалист связывается с претендентом через мессенджер: уточняет опыт работы, ожидания кандидата от должности и объясняет обязанности. Шаблоны и автоответы ускорят опрос, а бот-автоответчик самостоятельно отправит тестовое задание. Если кандидат устраивает менеджера, то соискателю отправляется шаблон с предложением пройти собеседование. В противном случае — шаблон с отказом, а сделка закрывается.  

3. Время встречи

Менеджер отобрал подходящих кандидатов, пришло время для личной встречи с соискателями. Как это происходило раньше: необходимо было согласовать время с руководителями всех отделов, позвонить каждому соискателю, назначить время, внести данные в календарь. Если кандидат просит перенести собеседование, то придется согласовывать все с самого начала. 

Избавьтесь от рутины: создайте шаблон приглашения на собеседования и укажите в нем имя кандидата, дату и время интервью. Если нужно перенести собеседование, то уведомить об этом также не сложно – отправьте в мессенджер приглашение с обновленными данными. 

А еще можно добавить уведомление о предстоящем событии, например, собеседовании. Это позволит решить проблему забывчивости и ожидания со стороны других участников. Часто рекрутеры сталкиваются с тем, что соискатель не доходит до собеседования, потому что ему неудобно позвонить или написать об отмене. Если за час до встречи чат-бот будет напоминать участнику о событии и просить подтвердить присутствие, участник сможет просто отменить встречу, нажав на соответствующую кнопку. Так отмена встречи будет честной, и участники вовремя получат информацию об этом.

4. Собеседование 

На собеседовании менеджер может вносить заметки и мнение о кандидате в карточку контакта в CRM-системе. По итогам встречи компания выбирает претендента в качестве нового сотрудника, в противном случае кандидату приходит отказ, а сделка закрывается. 

5. Приглашения и отказы

Чат-бот автоматически отправит оффер в мессенджер кандидата, дошедшего до последнего этапа. В условиях массового подбора персонала эта функция будет незаменима, и бот возьмет на себя часть обязанностей менеджера. Менеджер останется доволен, когда система самостоятельно отправит приглашение или отказ каждому кандидату. 

6. Адаптация и обучение новых сотрудников

Задача HR-специалиста — сократить текучку кадров и увеличить ELTV сотрудников — все это результат удачной адаптации новичков. 

Один из актуальных трендов — геймификация. Можно реализовать сценарий в форме квеста, в ходе которого виртуальный помощник в игровой форме познакомит сотрудника с компанией и проведет для него небольшое обучение. Он сможет шутить, делиться мемами, тем самым снимет напряжение и уменьшит уровень стресса у нового сотрудника.

Через месяц чат-бот автоматически запустит опрос об удовлетворенности работой, соответствии ожиданий и возникших проблемах, после чего отправит эту информацию HR-отделу для корректировки процесса адаптации сотрудников. Затем он запустит финальный опрос перед истечением испытательного срока и также передаст эту информацию HR для проведения анализа.

Как правило, в начале работы сотрудник должен пройти службу безопасности, инструктаж, медосмотр, бухгалтерию. Процесс занимает от нескольких дней до недели. Поскольку коллеги уже и сами не помнят, как проходили этот квест, вопросы «А в какой кабинет идти?», «Какие нужны документы?» задаются HR-специалисту.

Снять нагрузку поможет чат-бот и бот-автоответчик. Автоворонка представляет собой последовательную цепочку сообщений, которые получает пользователь. В привычном понимании, чат-боты используются в сфере продаж и маркетинга. Но это не совсем так. Как мы уже говорили в одной из наших статей, автоворонки многофункциональны, а значит использовать их можно где угодно – при найме, адаптации сотрудников или обучении. Но самое главное, что не нужно постоянно висеть на телефоне – общение с кандидатом происходит в чате. 

Рассмотрим этот процесс поэтапно

1. Менеджер настраивает и запускает чат-бот для новых сотрудников.
2. Вместо обходного листа сотрудник получает цепочку последовательных сообщений с указанием места, геолокации и списка необходимых документов.
3. Пройдя очередной этап (например, службу охраны труда), сотрудник нажимает кнопку с галочкой и получает следующее сообщение с указанием нового места, например, отдела экономической безопасности. 
4. Сценарий считается пройденным, когда сотрудник обойдет все необходимые отделы. 

Чат-бота можно использовать и при обучении: пропишите в каждом шаге вопрос с вариантами ответов, добавьте ссылку с руководством для новых сотрудников, обучающие видео-тренинги, информацию о корпоративных скидках, соцпакете и многое другое. А отвечать на часто повторяющиеся вопросы новеньких сможет и простой бот-автоответчик, реагирующий на ключевые слова в вопросе.

Сотрудник может всегда задать вопрос в чате, где ему ответит бот или HR-специалист. В отличие от телефонных звонков, общение в чате происходит быстрее и не отнимает у HR-специалиста полдня.

7. Обратная связь при увольнении

Иногда пути компании и сотрудника расходятся, и приходит время прощаться. Для HR-руководителя важно услышать честный отзыв о работе в компании, чтобы учесть замечания и внести корректировки в рабочий процесс. Не всегда сотрудник может сказать это напрямую. Тогда подключается бот-автоответчик или чат-бот. Автоматика проведет краткий опрос, а затем отправит результаты в HR-отдел. Как показывает наше исследование, честность в онлайн-анкетах гораздо выше из-за исключения личностного фактора.

Для каких еще задач нужна автоматизация?

 

Аналитика	Настройте дашборды и расширенные отчеты и собирайте статистику об общем числе вакансий, количестве приглашений и отказов, текучести кадров, количестве открытых и закрытых позиций. Теперь все это собирается и выгружается внутри интерфейса Chat2Desk.
Измерение eNPC – сбор обратной связи	С помощью опросов узнайте как сотрудники относятся к компании. Создайте анкету в Google-формах, а чат-бот отправит ее и напомнит сотрудникам о том, чтобы ее заполнили. HR-менеджеру не нужно будет таскаться с кипой бумаг, а сотруднику не придется краснеть, потому что опрос будет анонимным.
Информационные и новостные рассылки	Сообщите компании о новом сотруднике и узнайте кто придет на новогодний корпоратив. В таких ситуациях  будут полезны шаблоны – сообщения, отправляемые с помощью короткой команды.

Организовать процесс можно через интерфейс компании Chat2Desk. Внутри сервиса подключаются нужные мессенджеры — WhatsApp, Viber, Telegram, через которые происходит диалог с кандидатом. Дополнительно настройте отчеты, бота-автоответчика, сценарии в конструкторе чат-ботов, скрипты и автоответы для быстрой работы с соискателями. Процесс автоматизации контролирует HR-менеджер: в любой момент он может присоединиться к диалогу, чтобы ответить на вопросы кандидата. 

Интеграция с HeadHunter

Интеграция Chat2Desk с HeadHunter упрощает обработку запросов и сообщений от соискателей и клиентов через такие мессенджеры, как Телеграм, WhatsApp или Viber.

Также можно настроить автоматическую отправку диалогов с соискателями и клиентами из HeadHunter в CRM-систему. Интеграция позволит полноценно настроить учет взаимодействия с соискателями.

Подведем итоги

Автоматизируя работу, HR-специалисты освобождают время для наиболее важных задач: сбора аналитики, проведения тимбилдингов и более точного подбора персонала. Теперь сотрудники найдут нужного кандидата в срок, быстро его обучат и оперативно получат фидбэк о работе в компании. HR-менеджер освободится от лишних звонков и толстой кипы анкет,  а компания сэкономит средства, пытаясь найти подходящего сотрудника.

Хотите внедрить автоматизацию в свой HR-отдел? Напишите нам через виджет в углу экрана и мы обязательно вам поможем.